Survivre aux e-mails!

11 October 2018

Florence Haelterman

Vous êtes noyé dans votre boîte mail ? Elle ne désemplit pas et vous avez même presque peur de l’ouvrir ? Et si je vous donnais quelques trucs et astuces pour mieux gérer vos e-mails, gagner du temps et vous simplifier la vie ?
  • Réservez un créneau horaire dans la semaine pour vous occuper de vos mails et fixez-vous le temps limite dans lequel vous devez traiter les mails (ex. tous les jours de 9h à 9h30). Avec un peu de régularité dans le traitement de vos mails, la montagne vous semblera moins grande. Et en limitant votre temps passé à gérer vos mails, vous évitez de faire autre chose entretemps, comme surfez sur internet.
  • Organisez votre boîte mail en utilisant des dossiers tels que « A traiter », « En attente », « Archives » et faites en sorte que votre Boîte de réception soit vide.
  • Lisez l’objet des mails et décidez l’action à entreprendre :
    • A jeter: pubs/spams, mails traités qui ne doivent pas être gardés, newsletters etc.
    • A traiter: mettez-vous une date butoir pour le traitement des mails qui prennent du temps et traitez tout ce qui prend moins de 2 minutes immédiatement.
    • En attente: les mails pour lesquels vous attendez une contribution, les mails trop long et dont vous devez prendre connaissance plus tard. Attention, vérifiez 1 x/semaine ce dossier et traitez les mails et ensuite classez les.
    • Archives: tout ce qui doit être gardé. Astuces : faites des archives par année pour mieux vous y retrouvez. Tous les ans, supprimez les archives trop anciennes (ex. plus de 3 ans). Pas de panique, vous avez besoin d’un mail que vous avez archivé ? Utilisez la fonction de recherche !
  • Les PTI (pour ton information) ou FYI (for your information) ou les cc et cci: si vous avez eu le temps de lire ce type de mail, décidez ce que vous en faites « Archives » ou « Corbeille ». S’il s’agit d’une information pertinente et/ou importante, mettez le mail dans les archives. Pas eu le temps de le lire, mais vous voulez pouvoir relire le mail par après, mettez-le dans le dossier « en attente ».
  • Les bons réflexes:
    • Soyez le plus clair possible dans l’objet de vos mails
    • Soyez bref
    • Supprimez au maximum les mails inutiles : la planète vous en remercie
    • Désabonnez-vous au maximum des newsletters que vous ne lisez pas
    • N’ouvrez un e-mail qu’une fois et décidez tout de suite ce que vous en faites
    • Désactivez les alertes ou les notifications des mails entrants.
Vous souhaitez en savoir plus ou vous avez besoin d’aide pour vous organiser ? Contactez-moi !

Florence Haelterman

Consultante & Coach RH